Засади використання автоматизованої системи документообігу суду від 11.09.2015 року

Затверджено

Рішенням зборів суддів

Глухівського міськрайонного суду

Сумської області

від 11.09.2015 року № 10

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

Глухівського міськрайонного суду Сумської області

1.      Загальні положення.

1.1.             Засади використання автоматизованої системи документообігу Глухівського міськрайонного суду Сумської області (далі-Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів». Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Глухівського міськрайонного суду Сумської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого  дня,  що настає після проведення цих зборів.

1.2.             У Глухівському міськрайонному суді Сумської області (далі - суд) використовується комп’ютерна програма « Д-3» (далі - КГІ-«Д-3»),

1.3.             Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання(позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду ( в тому числі текстів судових ПОВІСТОК у вигляді SMS- повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявами;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.4.             КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді . а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів. створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

2.     Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1.          Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання га позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів суду та керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

2.2.            Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

2.3.       Користувачі КП «Д-3» зобов'язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу суду.

2.4.            Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, установлену законом.

3.      Розподіл судових справ між суддями.

3.1.   Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

3.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

3.3.  Визначення присяжних та народних засідателів відбувається за правилами, встановленими Положенням.

3.4.   У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід судді або заяви про самовідвід, електронний примірник якої зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

3.5.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли ;

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку щорічної оплачуваної відпустки, якщо 11 тривалість становить більше чотирнадцяти календарних днів;

за три робочі дні  до початку щорічної оплачуваної відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 календарних днів;

до початку додаткової оплачуваної відпустки тривалістю п'ятнадцять календарних днів ( незалежно від її тривалості);

за один робочий день до відрядження ( за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більш семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді; у  період відпустки;

у випадку перебування судді в нарадчій кімнаті більше 1 робочого дня;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.6. Встановити, що судові справи та матеріали у випадку, передбачених пунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення, окрім судових справ, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, роз'яснення судового рішення, судових справ про перегляд заочного рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які, заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження , не здійснюється, а передається тому судді, у провадженні якого така справа перебуває або який ухвалив основне рішення по справі, в тому числі у періоди передбачені пунктом 2.3.3 Положення. При цьому, встановити, що в разі, якщо відсутність судді призведе до неможливості розгляду справ та матеріалів, у строки встановлені процесуальним законом, за рішення зборів суддів у кожному конкретному випадку справи та матеріали можуть бути розподілені між суддями, на загальних підставах.

4.    Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1.   Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням пункту 3.5. Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

4.3.   Консультант з кадрової роботи суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі облік) використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

4.4.  Судові справи та матеріали, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та / або розгляду невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян в неробочі та /святкові дні. реєструються та розподіляються відповідальними працівниками апарату суду.згідно наказу голови суду або керівника апарату суду.

5.     Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі  судді

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373. 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117. 119 - 121, 121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259 - 264. 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження; заяви про забезпечення позову, доказів.

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках надходження:

-      матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

-           заяв про забезпечення позову, доказів:

-           клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню,

такі судові справи та матеріати підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

У всіх інших вище перелічених випадках судові справи передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі. Даний пункт діє до отримання повноважень всіма суддями суду.

Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. У разі відсутності судді (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), ухвалу якого скасовано такі справи передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядження керівника апарату суду.

6.     Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

6.1.     В суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

7.    Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої снстемн.

7.1.    В разі знесгрумлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.

7.2.     У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації, визначеної відповідним рішенням зборів суддів Глухівського міськрайонного суду.

Дані Засади вводяться в дію з 11.09.2015 року.